Coletar e revisar documentos
Uma pessoa de fora da sua empresa — o solicitante — envia documentos por um link de acesso do Portal. A Cogneris arquiva esses documentos no Document Center, passa-os por um fluxo e, quando um revisor rejeita algo, devolve a solicitação ao solicitante para corrigir.
Produtos, em ordem: Portal → Document Center (ECM) → Workflow → Portal (só quando é preciso corrigir).
Esta página apenas indica o caminho entre os produtos. As instruções de cada passo estão no capítulo para o qual ela aponta.
Antes de começar
- Você entrou com um perfil que dá acesso aos produtos em que vai atuar.
- Sua empresa tem um formulário do Portal. Para chegar ao Workflow, esse formulário precisa estar ligado a um fluxo: o formulário tem a configuração Workflow, e Nenhum significa que os documentos não são encaminhados. Veja Preparar um formulário.
Passos
| # | Produto | Quem atua | O que acontece | Instruções |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Portal | Você | Você envia ao solicitante um link de acesso para um formulário. | Enviar um link de acesso |
| 2 | Portal | Solicitante | O solicitante abre o link e envia os documentos. A página confirma Documentos Recebidos! e o link passa para Docs Enviados. | Atender a uma solicitação de documentos |
| 3 | Document Center | — (automático) | Cada envio é arquivado no Document Center como um processo, com sua própria pasta. Isso acontece esteja o formulário ligado a um fluxo ou não. | Where the documents come from |
| 4 | Workflow | — (automático) | Opcional: só quando o formulário está ligado a um fluxo. O envio inicia uma execução desse fluxo. | Visão geral do Workflow |
| 5 | Workflow | Revisor | Opcional: só quando o fluxo tem uma fase Revisão Manual. Os documentos esperam numa fila de revisão até cada um ter uma decisão. | Revisar um documento |
| 6 | Workflow | Revisor | Opcional: só quando ao menos um documento é rejeitado. O processo é devolvido ao solicitante e aparece em Aguardando correção do solicitante. | Devolver um documento para correção |
| 7 | Portal | Solicitante | O solicitante recebe um link novo pelo mesmo canal — o link anterior deixa de funcionar — e reenvia só os documentos marcados Reenviar, cada um com o motivo do revisor. | Rodada de correção |
| 8 | Workflow | Revisor | Os documentos reenviados voltam para o mesmo processo para revisão; o número da rodada aparece como Rodada do envio devolvido. Continue a partir do passo 5. | Acompanhar o estado e o encaminhamento de um documento |
Quando todos os documentos são aprovados, o processo segue para a próxima fase do seu fluxo. Se esse fluxo pedir uma assinatura, continue em Assinar e arquivar um documento.
Resultado esperado
- Os documentos do solicitante ficam arquivados no Document Center, como um único processo com sua própria pasta.
- Se o formulário estiver ligado a um fluxo, o processo aparece na página Execuções do Workflow e avança pelas fases.
- Um processo devolvido volta ao solicitante e, depois de reenviado, retorna ao mesmo processo — não a um novo.
Como confirmar que funcionou
- No Workflow, acompanhe o processo como descrito em Acompanhar o estado e o encaminhamento de um documento.
- No Portal, acompanhe o status do link como descrito em Acompanhar um link de acesso.
- O solicitante não vê o andamento do fluxo no Portal; depois de enviar, ele vê apenas a confirmação e, mais tarde, um pedido de correção, se for preciso.
Se algo der errado
| O que você vê | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| O solicitante enviou, mas nenhuma execução aparece no Workflow | O formulário não está ligado a um fluxo (Workflow definido como Nenhum), então nada foi encaminhado | Ligue o formulário a um fluxo; veja Preparar um formulário. Os documentos já enviados continuam no Document Center. |
| Um processo rejeitado termina como falho em vez de ser devolvido | Ele foi iniciado dentro do Workflow, não pelo Portal, então não tem solicitante | Veja Devolver um documento para correção. |
| Um processo deixa de ser devolvido depois de várias correções | A política de correção da sua empresa limita o número de rodadas; ao atingir o limite, o processo é escalado em vez de devolvido | Fale com o administrador da sua empresa. |
Última revisão 2026-10-09 · Versão 1.0.0 · Responsável: product-documentation